Comment conduire une mission d´audit de connaissance?

L´audit des connaissance est une pratique devenue courante dans l´entreprise et dont le but principal est de faire un diagnostic organisationnel du capital social et son utilisation. Il s´agit d´un processus d´évaluation et d´examen des connaissance tacites et explicites au sein de l´entreprise et d´identification des flux et des réseaux de connaissances. C´est un outil de grande importance qui permet d´avoir une vision plus claire sur les atouts et les besoins en terme de ressources cognitives et sur principaux axes d´intervention sur lesquels il faut s´arrêter pour rentabiliser de manière efficiente le capital social de l´entreprise.

Une mission d´audit de connaissance s´étend généralement sur trois grandes phases :

Phase 1 : La préparation de la mission

Phase 2 : La collecte des donnés

Phase 3 : L´analyse des données

§ La préparation d´une mission d´audit

Selon S.Choy, cette phase doit atteindre deux objectifs principaux, premièrement l´orientation de la mission et deuxièmement la détermination de la prédisposition de l´entreprise à initier des projets de connaissance.

Par orientation on se réfère au devoir de l´auditeur d´expliquer à toutes les personnes qui seront mise à l´exercice de l´audit les objectifs visées par sa mission et ce dans le but de dissiper leur doutes et gagner leur confiance, chose très importante dans le K-audit surtout dans la phase d´analyse des réseaux sur laquelle on reviendra ultérieurement.

Le deuxième objectif de cette première phase est la mesure de la prédisposition de l´entreprise à initier un projet de gestion de connaissance. En effet cela consiste en l´identification du profil de la culture régnant dans l´organisation. Pour cette fin plusieurs méthodes sont utilisées, dans le présent article on vous présentera brièvement celle proposée par Claudia et al dans leur ouvrage « Human Systems Assessment ». Il s´agit d´un model basé sur cinq composantes principales : Contrôle, Cohérence, Information et Communication, Alliance et enfin Innovation. Chacune de ces composantes fera objet d´étude grâce à des questionnaires qui doivent respecter certaines normes. Les résultats obtenus sont regroupés sur une table qui classifie les entreprises en 5 catégories : Non encore préparées pour des K-Projets, Peu acceptable, Acceptable, Bien préparée, Prête au changement.

§ La collecte des données

Elle est basée principalement sur des questionnaires, observations et interview avec les départements et personnes concernées. Cette phase a trois principaux objectifs :

1. L´élaboration d´un inventaire de connaissance. Il s´agit d´un « listing » de connaissances, compétences et habilités nécessaires pour la prise des décisions au niveaux des différents axes d´activités de l´entreprise.
2. L´identification des principales sources de connaissance dans l´entreprise et la visualisation des flux et interactions entre les employés et les départements. Parce que comme le disait Samuel Jonson “Knowledge is of two kinds: we know a subject ourselves, or we know where we can find information upon it” .
3. La détermination des types de connaissances échangées, leur complexité, relevance…

§ L´analyse des données

Elle se base sur trois principaux outils :

1. L´analyse des réseaux sociaux : C´est une méthode d´analyse qui consiste à identifier les flux d´informations entre les différents acteurs d´un réseau. Elle permet de détecter les failles au niveau d´organisation d´un réseau. Dans le cas d´une mission de K-Audit elle nous renseigne –entre autres- sur la circulation de l´information au sein de l´entreprise et sur le mécanisme de création et d´échange de connaissance.

2. Les inventaires de connaissance : Ils sont construits sur la base des données collectées dans la deuxième phase. Ils peuvent constituer une référence pour l´entreprise au moment d´implanter un projet de gestion de connaissance

3. Le « mapping » de connaissance : C´est une représentation graphique des résultats de la mission qui permet d´avoir une meilleure vision sur les sources de valeur potentiels et sur les actions à entreprendre pour améliorer la gestion du capital social.

« La connaissance a cessé d´être un simple moyen pour que l´économie atteigne ses objectifs. Aujourd´hui la connaissance c´est l´économie ». C´est une ressource d´une grande valeur mais qui pose encore problème au moment de son extraction et transformation en ressource utilisable et génératrice de valeur. L´audit de connaissance vient pour accompagner les entreprises et les préparer à investir avec un minimum de risque dans un capital social qui peut beaucoup donner pour l´organisation.

Notes : Dans cet article K-Audit désigne l´audit de connaissance

Asmaa Skareb
Universidad de Las Palmas de gran Canaria (ULPGC)
Diploma de tercer ciclo en tecnologias de informacion y sus aplicaciones